MIND2FIND

MIND2FIND^® 文書管理
デジタルアーカイブソリューション

会社名

Bröker & Laskowski GmbH は、中規模企業向けの確立された文書管理/デジタルアーカイブソリューション MIND2FIND®の開発・販売を手掛ける IT サービス会社である。同社とそのソフトウェア製品には、15 年以上にわたり、多くの顧客から絶大な信頼が寄せられている。

課題

文書の電子処理とアーカイブしたデジタル情報の長期保存には、広範なサービスが必要 となる。インフラストラクチャやデータセンターに要求される高レベルのセキュリティ 要件に加えて、アプリケーションシステムは、インテリジェントなユーザーインターフ ェイス、簡易な処理、広範な既存システムとの連携といった課題を実現しなければなら ない。

毎日届く膨大な電子メールをさばき、文書内の関連情報を見つけて抽出し、所定の手順に従って自動的に処理するという一連の作業をデジタルアーカイブ/文書管理システム上で実行する必要がある。この場合、サプライヤーから顧客まで、サプライチェーン内の様々なプロセスを網羅し、エンドツー・エンドで実現しなければならない。同時に、ストレージの必要性は、税金や業務関連の電子メールについても、文書内の全文検索についても、企業におけるペーパーレス処理一般についても、等しく高まっている。

アプリケーション

MIND2FIND®に関して、Bröker & Laskowski GmbH は、数十年に及ぶ経験を持ち、継続的な改善を加えたソリューションを市場に投入し、様々な業種や企業規模のユーザーによって一元管理、分散型の両面で活用されている。1 日あたり僅か数件の文書から 1 カ月に 30,000 件、あるいはそれ以上に至るまで、処理されるファイルは広範囲にわたる。多くの場合、顧客あたり 100 万件以上の文書が MIND2FIND®文書管理ソリューション(DMS)によって管理されている。

このシステムは、最新の Delphi 11 と VCL フレームワークによって構築されている。

MIND2FIND の主な応用領域を以下に示す。

電子メール管理

電子メールは、紙の文書と同等に見なされ、完全に自動処理される。電子メールサーバー/アカウントは直接統合され、システムは関連する電子メールを認識する。フィルタルールを作成して、電子メールをカテゴリー別に振り分け、ユースケースに応じて選択した部署へ配信することが可能だ。

文書認識

コア機能は、自動文書認識にある。文書内の領域を定義、評価し、ニュース記事、注文書、請求書、銀行情報、個人データといったコンテンツに基づいて、自動化されたプロセスを駆動させる。文書認識は、画像処理とそれに続く正規表現の評価をもって完了、その上で、文書は、財務会計、ロジスティクス、人事等、該当部署へ転送される。

従来の文書管理

すべての文書は、ファイルシステム構造に格納、アーカイブ化される。当然だが、文書は暗号化された状態で格納され、バージョン管理が行われ、言語別の細分化やすべてを対象とした全文検索が可能だ。

既存のプロセスや IT 環境への統合

MIND2FIND^® は、プロセスの定義と編集の際に、「less is more(少ない方が豊かである)」というモットーを追求する。社内プロセスはシステムにマッピングされ、随時、調整可能で、必要に応じてアドホックに上書きも可能だ。その一例が電子メールアプリへの統合だ。これは、DMS フォルダ構造を仮想 IMAP メールボックスにマッピングする機能で、ドラッグ&ドロップですぐに利用できる。

MIND2FIND - 自動文書認識

MIND2FIND - リサーチ モジュール カテゴリー ビュー

データストレージ

MIND2FIND^® の開発者たちは、DMS の基礎としてリレーショナルデータベースを使用する。多数の機能は、ストアドプロシージャ、ユーザー定義関数およびトリガーにアウトソースされた。データベースへのアクセスは、Delphi で特別に構築した SQL 抽象化レイヤと、データベース接続プールを維持分配する専用接続マネージャを介して実行される。

アーキテクチャ

MIND2FIND^®は 2 つのモジュールに分かれる。サーチモジュールは、検索と編集用で、インボックスも含まれている。もう一方は、管理モジュールで、ユーザーは各自のプロセス用にすべての定義と構成が可能だ。現在、この構造は古典的なクライアント/サーバーアーキテクチャとして実装されているが、アプリの一部をWeb 化するために、REST または WebSocket アーキテクチャの追加提供について検討が始まっている。

アップデートモジュール

重要な独自機能は、自社開発によるアップデート機能だ。顧客は、クライアントコンピュータ上のユーザーのアクセス権が限られているような場合でも、サーバー側に新しいバージョンをロードし、クライアントコンピュータ上で、オンサイト介入なしに、更新を行える。同じことが端末サーバー環境における更新にも当てはまる。

このソリューションは、クライアントコンピュータ上のスピーディなネイティブアプリと、Web アプリに似た一元管理の容易性という二つの長所を兼ね備えている。

製品ドキュメント

この規模のプロジェクトの場合、もちろん、精巧なドキュメンテーションの確保が必須不可欠である。例えば、リサーチモジュールは、約 190 万行のプログラミングコードから成る。完全なMIND2FIND^®アプリケーションは、すべてのサービスを含むと、600 以上のクラスで構成される。Bröker & Laskowski GmbH の開発者たちは、この目的のために、Doc-O-Matic ツールの採用を決めた。

「Delphi も Object Pascal も、傑出した言語、開発環境ですが、残念なことに、過小評価されています。既存コンポーネントから派生させて作成した独自のコンポーネントを用いて、私たちは、個々のダイアログを調整する必要なく、一元的に UI への広範な変更を実装できます。Delphi を手に、私たちは、自分達が実現したいことに集中できます。『どんな方法で?』とあれこれ悩むことはありません。」

Oliver Bröker 氏(General Manager, Bröker & Laskowski GmbH)

結論

柔軟性の高い、定義可能な構造とプロセスを特徴とする MIND2FIND^®によって、Bröker & Laskowski GmbH は、製造業を中心に、多くの中規模企業の間で確固たる名声を得ている。そのコア機能は、極めてインテリジェントな自動化された文書認識と処理能力にある。Delphi 開発環境の中で、開発者は、顧客のアイデアに迅速に対応し、新たなバージョンをあらゆる顧客に即座に配布できる。顧客は、開発者から窓口担当者まで、モダンなアーカイブ/DMS ソリューションをすぐに堪能できることだろう。

Bröker & Laskowski 及び MIND2FIND DMS の詳細はこちら https://m2f-dms.de
さらなる事業展開に向けて、同社は、ドイツ、オーストリア、スイスの適格なセールスパートナーとソフトウェアパートナーを探しています。